„Máte byznys deník? A mohla bych ho vidět?“

Když člověk začíná na volné noze, většinou neví, kam dřív. Natěšeně se vrháš na první zakázku a máš plnou hlavu starostí s tím, jak ji odvést co nejlíp. A pak honem získat další, aby se podnikání rozjelo.

Do toho řešíš všechny povinnosti, komunikaci s klienty, odvody, fakturaci… Snažíš se udržet krok se vším, co bys měla plnit, a nevíš, kde ti hlava stojí.

 Poklona všem, kdo to zvládly v klidu a s přehledem, ale já jsem to na začátku měla takhle.

Samozřejmě jsem si udržovala přehled o příchozích platbách a vydaných fakturách, časem jsem začala používat i aplikaci na sledování času, abych věděla, jak dlouho mi trvalo vyhotovit překlad, jak jsem efektivní a jestli mám správně nastavené ceny.

 Myslela jsem si, že ve svých klientech mám celkem jasno. Věděla jsem, kdo jak platí, s kým je radost spolupracovat a komu se raději vyhnout.

Paměť nestačí

Žádný přehled podnikání jsem si ale písemně nevedla a ani mě nenapadlo, že ho potřebuju. Až do chvíle, kdy mi napsala nová firma s nabídkou spolupráce na projektu. Nabídli nižší cenu, než byla moje běžná sazba, ale po domluvě jsme se dostali na přijatelnou částku a já měla dobrý pocit, že jsem si vyjednala férové podmínky.

Ten dobrý pocit ale nevydržel dlouho. V průběhu práce na projektu mi došlo, že tenhle nový klient vůbec nový není. Byla to firma, se kterou jsem už nějakou dobu spolupracovala a měla u nich vyjednané velmi dobré podmínky. Jen prošli fúzí a po sloučení změnili jméno. Matně jsem si vybavila e-mail, který o tom informoval.

Kdybych to věděla od začátku, bývalo by stačilo odkázat se na předchozí spolupráci a trvat na původních sazbách. I projektoví manažeři se mění a tenhle se mnou spolupracoval poprvé. Jenže já ten přehled neměla. A protože jsem si nevedla byznys deník, přehlédla jsem důležitou souvislost… a přišla o peníze.

Nebyla to velká částka, ale došlo mi, že paměť rozhodně nestačí a že podnikání bez přehledu je jako vaření bez receptu – občas to možná vyjde, ale někdy výsledek putuje do koše.

A tak jsem si začala vést byznys deník – jednoduchý nástroj, díky němuž mám detailní přehled o klientech i zakázkách.

Co je byznys deník a proč ho vést?

Byznys deník je tabulka, kde si přehledně zaznamenáváš informace o svých zakázkách a klientech. Můžeš ho vést v Excelu, Google Sheets nebo v některé z moderních aplikací. Obsahuje základní údaje jako:

• Datum zadání zakázky

• Popis úkolu

• Společnost a kontaktní osobu

• Datum odevzdání

• Rozsah práce

• Cenu za jednotku a celkovou cenu

• Datum fakturace a datum úhrady

Druhý list pak slouží k přehledu o klientech – kdo ti dává práci, jak často, za kolik, jaký je celkový roční výnos z dané spolupráce. Píšu si tam i podrobnosti o projektových manažerech, kteří se mnou komunikují. Vím třeba, kdo je z jaké země, kdo má psa, kdo byl kde na dovolené. Tyhle drobné detaily pomáhají v komunikaci a budování vztahů.

Jak ti byznys deník pomůže?

✅ Přehled o cashflow

Víš, kdy co fakturuješ, co je už uhrazeno a co je třeba urgovat.

✅ Plánování času a kapacit

Vidíš, kolik máš práce a jestli si můžeš dovolit vzít něco dalšího.

✅ Vyhodnocení ceny práce

Zjistíš, které typy zakázek se ti vyplácí a které naopak jen berou čas.

✅ Sledování růstu a cílů

Kolik jsi vydělala minulý měsíc? Jaký byl nejúspěšnější kvartál?

✅ Podklady pro účetnictví

Máš všechno pohromadě – příjmy, kontakty, fakturace, poznámky.

Kde a jak si deník vést?

🟠 Google Sheets nebo Excel

Nejjednodušší forma – stačí dva listy. Jeden na deník, jeden na klienty. Připravila jsem ti šablonu na ukázku.
👉 Podívej se na ukázku

Můžeš také využívat různé aplikace, existuje jich spousta. V základní verzi bývají zdarma, pro pokročilejší funkce už si musíš připlatit řádově stokoruny měsíčně. Můžeš je využívat sama i pro spolupráci s týmem.

Obsahují i tracker pro sledování času, který u zakázky strávíš, a mají spoustu funkcí – můžeš si stahovat přehledné zprávy o zakázkách, klientech, výnosech i nákladech. Můžeš tak mít dokonalý přehled o svém podnikání.

🟡 Notion

Flexibilní nástroj – můžeš si vytvořit vlastní databázi zakázek, klientů, faktur i poznámek. Skvělé pro propojení deníku s reflexí a plánováním.

🟢 Airtable

Vizuálně atraktivní a interaktivní tabulka – ideální pro pokročilejší přehledy a filtrování. Můžeš mít kalendář, kanban i výstupy pro daně.

🔵 Freelo + Toggl

Pro ty, kdo preferují řízení úkolů pomocí karet. Freelo je český nástroj na řízení projektů, Toggl umožňuje sledování času na projektech a výstupy ti zobrazí v přehledných reportech.

🔴 Fakturoid

Česká fakturační aplikace, která zvládne vše od fakturace po přehled o platbách, výnosech a klientech. Skvělá pro pokročilé freelancery.

🔴 LSP.expert

Aplikace určená speciálně překladatelům. Nástroj, který ti umožní sledovat zakázky, posílat cenové nabídky, vystavovat faktury a mnoho dalšího.

Tipy na závěr

• Vyplňuj deník pravidelně – já si do něj píšu každou zakázku hned, jak přijde. Tobě třeba bude vyhovovat týdenní nebo měsíční zpracování podle povahy tvé práce.

• Využij filtry a součty – pro snadné vyhodnocení.

• Na konci měsíce si udělej zhodnocení: Co fungovalo? Co změnit?

• Pokud ti tabulka nestačí, vyzkoušej aplikace – jejich možnosti tě mile překvapí.

Byznys deník není souhrn záznamů. Je to prostor pro sebereflexi, jistotu a růst. Ukazuje, kde máš rezervy a kde se můžeš rozvíjet. Když se ho naučíš používat, získáš spolehlivého pomocníka, který ti podnikání výrazně usnadní a přinese ti větší klid a přehled.

Chceš si ho zavést, ale nevíš, jak začít? Ozvi se ve skupině, Volnonožky ti rády poradí.