Pět dní k jednomu funkčnímu pracovnímu postupu

Pilíř Systém ovlivňuje, kolik pozornosti ti kromě samotné odborné práce zabírá dohledávání podkladů, sledování termínů, opakované rozhodování a kontrola, zda jsi na něco nezapomněla.

Během pětidenního e-mailového sprintu si vybereš jednu opakující se činnost, zmapuješ její současný průběh a vytvoříš pro ni jednoduchý pracovní postup. Zavedeš ho do prostředí, které už používáš, a vyzkoušíš ho na konkrétním úkolu nebo zakázce.

Čemu se budeš věnovat

1. den – Kterou činnost potřebuji uspořádat?

Sepíšeš opakující se činnosti ve svém podnikání a porovnáš jejich četnost, množství problémů a možný přínos změny. Vybereš jeden konkrétní postup a stanovíš, podle čeho poznáš jeho zlepšení.

2. den – Jak práce probíhá dnes?

Na jedné skutečné situaci zmapuješ současný průběh vybrané činnosti. Najdeš místa, kde musíš hledat informace, čekat bez termínu, opakovaně vytvářet stejný obsah nebo se spoléhat na vlastní paměť.

3. den – Co musí proběhnout pokaždé?

Vytvoříš minimální standard obsahující jasný spouštěč, potřebné vstupy, hlavní kroky, kontrolní body a podmínku dokončení. Zaměříš se pouze na kroky nezbytné pro běžný průběh práce.

4. den – Kam postup uložit, aby se skutečně používal?

Převedeš postup do nástroje, ve kterém už pracuješ. Může vzniknout šablona projektu, kontrolní seznam, opakovaný úkol, tabulka, formulář, e-mailová šablona nebo jiná praktická pomůcka.

5. den – Funguje postup v praxi?

Nový postup vyzkoušíš na aktuální nebo nedávné situaci. Doplníš chybějící kroky, odstraníš zbytečnosti a stanovíš pravidlo pro další používání a pozdější vyhodnocení.

Co si ze sprintu odneseš

- jednu vhodně zvolenou opakující se činnost,

- přesně pojmenovaný problém a očekávaný výsledek změny,

- mapu současného průběhu práce,

- jasný spouštěč a seznam potřebných vstupů,

- minimální standard vybrané činnosti,

- kontrolní body a podmínku dokončení,

- šablonu, checklist nebo jinou pomůcku zavedenou do pracovního prostředí,

- postup otestovaný na konkrétní situaci,

- pravidlo pro jeho další používání,

- termín a způsob následného vyhodnocení.

Jak sprint probíhá

Po objednání dostaneš aktivační PDF s odkazem na krátký formulář, kde vyplníš jen e-mail. Jakmile formulář odešleš, přijde ti uvítací e-mail. První pracovní zadání dostaneš následující pracovní den ráno. Potom ti bude po dobu pěti pracovních dnů přicházet vždy jeden soustředěný úkol.

Nejde o videokurz ani o další materiály ke studiu. Každý e-mail tě provede jednou částí tvorby pracovního postupu a naváže na výsledek předchozího dne. Svoje odpovědi a pracovní návrhy si budeš zapisovat do vlastního dokumentu, výsledný postup však zavedeš přímo do prostředí, ve kterém pracuješ.

Pro koho je sprint určený

Sprint je vhodný pro zkušenou volnonožku, jejíž odborná práce funguje, ale zbytečně mnoho pozornosti jí zabírají činnosti kolem zakázek a provozu podnikání.

Pomůže ti, pokud opakovaně dohledáváš stejné informace, hlídáš termíny na několika místech, znovu vytváříš podobné dokumenty nebo zprávy, spoléháš se na vlastní paměť nebo nemáš u rozpracované práce vždy jasný následující krok.

Tento produkt obsahuje pouze pětidenní sprint zaměřený na pilíř Systém. Ostatní pilíře podnikání jsou dostupné samostatně.