10 políček, která ti v byznys deníku ušetří nejvíc nervů

Pomůže ti byznys deník

Byznys deník je jednoduchá tabulka – v Excelu nebo v Google Sheets – která drží zakázky pohromadě. Aby fungovala, nepotřebuje hromadu sloupců. Potřebuje správných pár políček, která ti odpoví na otázky, které si stejně pokládáš každý den.

Tady je mých deset políček, která se v praxi nejvíc osvědčují

1. Zakázka (název)

Krátký, výstižný název, který chápeš na první pohled.
Překladatelka: „Překlad webu FR–CZ“
Lektorka: „Workshop Komunikace s klienty“
Koučka: „Balíček 6 sezení – restart nabídky“
Virtuální asistentka: „E-mailové šablony + inbox systém“
Tohle políčko ti šetří čas hlavně ve chvíli, kdy máš v tabulce 20 řádků a nechceš luštit, co je co.

2. Klient

U služeb se často opakuje práce pro stejné lidi – nebo stejné firmy pod jiným jménem, s jiným projektovým manažerem, v jiné podobě. Když máš klienty v deníku, snadno se vracíš k historii spolupráce a nepřicházíš o souvislosti.

3. Termín

Konkrétní datum odevzdání (den–měsíc–rok), na kterém jste s klientem domluvení. Díky němu hned vidíš, čemu se blíží termín a co má přednost. Když termín ještě domluvený není, nech ho prázdný a dej do „Stav“ třeba „Čekám na klienta“ + do „Čekám na…“ napiš „potvrzení termínu“.

4. Stav

Stav je rychlá orientace. Ideální je mít ho jako roletku (rozbalovací seznam), ať to nepíšeš pořád dokola a ať se ti to dobře filtruje.
Příklad stavů: Nová / Běží / Revize / Hotovo / Čekám na klienta.
Tohle políčko je rozdíl mezi „mám pocit, že něco hoří“ a „vidím, co je v jaké fázi“.

5. Další krok

Jedno z nejdůležitějších políček celého deníku. Jeden nejbližší konkrétní krok, který zakázku posune.
Nepiš obecně „pokračovat“, ale buď konkrétní: „poslat osnovu ke schválení“, „zapracovat připomínky“, „navrhnout 5 šablon odpovědí“, „navrhnout termíny 2.–3. sezení“.
Jakmile máš další krok zapsaný, odpadá ti ranní váhání, čím začít.

6. Čekám na…

Další klíčové políčko. Když se něco nehýbe, napiš sem, proč a na koho/na co čekáš: podklady, schválení, termíny, odpověď, doplacení zálohy.
Praktický efekt je jednoduchý: poznáš, co dnes opravdu vyřešíš, a co je teď v rukou klienta. A taky víš, komu by ses měla připomenout.

7. Cena

Nemusíš mít všude přesné číslo do koruny (u některých zakázek a typů cenotvorby to předem ani nejde určit), ale aspoň rámec. U služeb se hodně rychle stane, že máš plný měsíc práce, ale cashflow nic moc – a cena v deníku ti ukáže proč. Navíc ti pomůže dělat rozhodnutí: co se vyplatí brát, co už ne, a kde je časově náročná zakázka, která nepřináší odpovídající výsledek.

8. Fakturováno (ano/ne nebo datum)

Tohle políčko je pojistka proti zapomínání. U řady profesí (překlady, VA, konzultace) se fakturace snadno odsune na „až pak“. Jenže „až pak“ je přesně ten moment, kdy se ti příchod peněz na účet zbytečně posouvá do dalšího měsíce.

9. Splatnost

Konkrétní datum, které ti umožní používat jednoduchý filtr „po splatnosti“. Nemusíš si to pamatovat. Stačí jednou týdně kliknout na filtr a vidíš, jestli někde neleží peníze, které už měly být doma.

10. Uhrazeno (ano/ne nebo datum)

Tohle je závěrečný krok. Jakmile je u zakázky „uhrazeno“, můžeš ji pustit z hlavy. A když tam „uhrazeno“ není, víš, že je potřeba udělat další krok – třeba poslat připomenutí.

Dvě bonusová políčka, pokud chceš deník posunout (a pořád to zůstane jednoduché)

Poznámka

Hodí se přidat jednu dvě věty typu „1 kolo revizí v ceně“, „komunikuje přes asistentku“, „u větších zakázek posílám objednávku“. Nemusí být dlouhá, je to malé připomenutí, které ti příště ušetří dohadování.

Čas (odhad / skutečnost)

Pokud chceš lépe plánovat svou kapacitu, přidej si čas, který jsi u zakázky strávila. A jestli nechceš nic složitého, můžeš si na měření vzít Toggl Track – v bezplatném plánu je zdarma až pro 5 uživatelů a funguje na webu, desktopu i v mobilu.

Jak začít, aby to hned přineslo úlevu

Otevři si Microsoft Excel nebo Google Sheets, vytvoř tabulku s těmito deseti políčky a přepiš do nich deset posledních zakázek. U každé vyplň hlavně další krok a čekám na… To je kombinace, která ti okamžitě zpřehlední, co máš dělat teď a na co přijde řada později.