Konec chaosu v zakázkách: byznys deník 2.0 pro klidnější podnikání

Co je byznys deník (a proč si ho založit ještě dnes)

Byznys deník je jednoduchá tabulka, kam si zapisuješ informace o zakázkách a klientech – co přišlo, kdy to má být hotové, za kolik, kdy zakázku vyfakturuješ a jestli už je zaplacená. Dá se vést v Excelu/Google Sheets nebo v aplikacích typu Notion/Airtable, případně přes nástroje na projekty a měření času.

A proč je to cenný pomocník?

Protože ti dá:

• přehled o penězích (co je uhrazené, co zatím ne),

• přehled o kapacitě (jestli si můžeš dovolit vzít další práci),

• možnost vyhodnotit, co se ti vyplácí a co jen žere čas,

• podklady pro účetnictví

• a klid v hlavě.

Byznys deník 2.0: v čem je „lepší“ (a hlavně použitelný každý den)

👉 Máš jedno místo, kde na první podívání vidíš:

1. které projekty běží,

2. co je urgentní,

3. kde se to zaseklo (čekám na…),

4. co je další krok,

5. jak na tom jsi s kapacitou a penězi.

Ne složitý systém. Přehled.

Jak má vypadat operační přehled (minimum políček, maximum klidu)

Tady je osvědčené minimum. Když dáš dohromady těchhle 10–12 políček, máš vyhráno.

Pokud chceš, můžeš přidat ještě dvě položky navíc:

• Odhad času a skutečný čas (když sleduješ efektivitu)

• Typ služby (když chceš vyhodnocovat, co tě živí a co vyčerpává)

Jak si byznys deník 2.0 zavést

1) Vyber si jeden nástroj a založ tabulku/databázi

Vyber si prostředí, které je ti nejbližší:

• Google Sheets / Excel (nejrychlejší start)

• Notion (když chceš propojit přehled s poznámkami a plánováním)

• Airtable (když miluješ filtry, pohledy a „pěkné tabulky“)

• případně kombinace projektového nástroje + měření času (Freelo + Toggl) nebo fakturační systém (Fakturoid)

Důležité pravidlo: chceš mít všechno na jednom místě. Klidně začni s obyčejnou tabulkou a složitější nástroje nejprve otestuj v bezplatné verzi. I „obyčejný“ Excel má spoustu funkcí a umí spoustu věcí.

2) Přenes 10 posledních zakázek (jen základní info)

Pro začátek si sestav jen základní kostru. Stačí:

• zakázka, klient, termín, stav

• a klidně doplň později cenu nebo fakturaci

Cílem je, aby tabulka začala žít. Na ladění a doplňování přijde řada později.

3) Přidej „další krok“ a „čekám na“

Tohle je kouzlo, které dělá z tabulky praktický systém.

• Další krok = nejbližší konkrétní akce („poslat otázky“, „dopsat nabídku“, „zapracovat připomínky“)

• Čekám na = kdo je na tahu (ať se netrestáš za něco, co nemůžeš ovlivnit)

Ve chvíli, kdy má každá rozpracovaná zakázka další krok, najednou víš, co dělat – i když máš hlavu plnou.

4) Nastav jednoduché filtry

V Google Sheets/Excelu stačí filtr. V Notion/Airtable si uděláš pohledy. Hlavní jsou tři:

• Tento týden (termín v tomto týdnu)

• Po splatnosti (faktury po splatnosti – ať ti neutíkají peníze)

• Čeká na klienta (ať se nehoníš za věcmi, které nemáš v ruce)

5) Zaveď si 15minutový měsíční rituál (a malý týdenní)

Tady se rodí to „klidnější podnikání“. Samotná tabulka nestačí. Důležité je pravidelně ji vyhodnocovat.

Každý týden (10 minut):

• Co je hotovo? (zavřít)

• Co je další krok? (u všeho rozpracovaného)

• Co hoří tento týden? (reálná kapacita)

Každý měsíc (15 minut):

• Co mi vydělalo peníze a co mi sebralo energii?

• Co si nechám (čeho chci víc)?

• Co ruším (už nechci)?

• Co zlepším (1 konkrétní věc)?

Peníze bez stresu: faktury, splatnosti, uhrazeno

 Jestli používáš nástroj pro fakturování, jako je Fakturoid nebo iDoklad, máš velkou část práce hotovou – tyto aplikace umí generovat nejen faktury, ale i různé přehledy. Taky ti pohlídají splatnost, nebo si v nich můžeš nastavit šablony e-mailů pro posílání faktur nebo automatických upomínek.

Ale i když fakturuješ jinde, v byznys deníku je vhodné u zakázky mít:

• datum fakturace

• splatnost

• datum úhrady

Tahle tři políčka ti dodají přehled o toku peněz, abys mohla plánovat příjmy i výdaje.